Makuler for sikkerhedens skyld

Nu er det på tide, at vi endelig får anskaffet den der destrueringsmaskine. Vi har en succesfuld webshop og har mange tusinde kunder. Mange af dem er tilbagevendende kunder. Men der kommer nye til hver eneste dag. Vi er naturligvis glade for succesen, men der følger et stort ansvar med. Vi forsøger at leve op til lovgivningerne omkring opførsel på internettet. Derfor følger vi nøje spamvejledningerne, som forbrugerombudsmanden har udgivet. Det er et kæmpe arbejde. Men nødvendigt. Vi vil nødigt have dyre bøder på nakken. Det skader vores gode omdømme. Men ikke nok, med at vi ikke spammer. Vi skal også følge persondataforordningen. Den bliver også kaldt for databeskyttelsesforordningen.

GDPR og makulering

I daglig tale kender vi den som GDPR. Og indtil for nylig var vi faktisk ikke opmærksomme på, at den gælder alle former for måder, man opbevarer og skiller sig af med personlige oplysninger. Fx var jeg selv 100% overbevist om, at den kun gjaldt for elektronisk opbevarede data. Men nej. Den gælder også alle de data, man har i hard copy. Når man tænker sig om, er det jo logisk, men til dagligt, så når man ikke altid at tænke på det.
Derfor skal vi have en billig makulator, så vi kan destruere alle de kopier af ordrer og aftaler, vi har. Vi må ikke bare gemme dem i mapper og, så smide mapperne ud efter et bestemt tidsrum. Kopierne skal destrueres, så ingen kan stykke dem sammen igen. GDPR. Det betyder, at vi skal have købt en rigtig stor maskine. Den skal også kunne destruere floppydisks og CD’ere. Vi har mange oplysninger lagret på den slags medier. Oplysningerne gælder sikkert ikke mere, men det er lige meget. De skal destrueres.

Stort arbejde

Det bliver et stort arbejde at få destrueret alle de mapper, vi har fyldt med kopier. Revisorerne bliver sikkert glade: Der vil blive massevis af plads på deres reoler. Dem kan de så fylde med nye mapper, som vi så kan makulere efter nogle år.
Makulatoren, vi skal købe, skal være til professionelt brug. Det er der ingen tvivl om. Den skal kunne hakke papiret i tusindvis af stumper og stykker, så vi er sikre på, at alt bliver destrueret. Den må også gerne kunne tage mange A4 ark ad gangen. Og så er det vigtigt, at den ikke larmer. Hvis man kan få én, som man bare kan putte papiret i og ikke behøver at overvåge, når den makulerer, vil det være helt perfekt. Det er nemlig irriterende at stå og spilde sin tid ved en maskine, bare for at være sikker på, at den gør det arbejde, den skal. Endeligt, så må den gerne have en stor papirkurv, så vi ikke behøver at tømme den hver eneste dag.

Masser af papir

Egentligt er det en besynderlig kultur, vi har. Vi fælder træer for at lave dem til papir, og så destruerer vi papiret senere hen: Dobbelt destruering af træerne. Kunne vi mon få en fest ud af det? Måske bruge de små, bitte stumper papir som konfetti til fester. Så slipper vi da for at destruere endnu flere træer.

Hvad er en makulator?
En makulator er en maskine, der fuldstændigt flænser papir, kreditkort m.m., så data ikke kan genskabes.

Er makulering et krav i GDPR?
Ja, hvis du opbevarer berørte data på print (papir), skal du på opfordring makulere disse data, hvis personen, de omhandler, kræver det.