Møder og konferencer

Vi er altid to repræsentanter til møderne. Det er sådan en fælles forståelse, vi har, at vi skal være to til stede, som kan varetage vores kundes interesser, når vi skal lave aftaler om de fremtidige projekters mål, visioner, arbejdsplaner og budgetter. Der er flere grunde: Den vigtigste er, at det er rart at være to, hvis nu den ene ikke har forstået partnernes budskaber rigtigt. Det kan være rigtig svært at forstå, hvad italienerne faktisk mener, når mødets sprog er engelsk. Omvendt kan det være svært for italienerne at forstå, hvad vi mener, fordi vi udtrykker os, måske ikke så detaljeret. Vi tager det sommetider for givet, at alle kan forstå vores engelsk. Når man er to, minimeres chancerne for misforståelser, og samtidigt er det muligt at kunne tjekke af med hinanden, at man har forstået rigtigt.

Forståelse

Har man ikke forstået rigtigt, så kan man også nemmere gribe ind i dialogen og få afklaring. I går kom vi så hjem fra et møde i Milano. Det var et langt og trættende møde. Vi har efterhånden lært italienerne at kende, så vi forstår hinanden bedre. De havde sørget for et lækkert mødelokale, og vi havde tålmodighed til at forklare slovenerne om vores projektidé. Slovenerne er nye partnere i projektet, så de sad med alle spørgsmålene. Vi svarede for den danske dels side, italienerne for den italienske osv.
På vej hjem i flyet lavede vi en liste over ting, vi skal have gjort inden næste møde, som skal holdes om 2 uger.

Arrangere møde i København

Vi har lovet at arrangere mødet, så vores partnere også kan se vores konkrete projektidé og eventuelt komme med kommentarer og input til det, inden vi sender vores fælles ansøgning ind til EU for at få finansieret projekterne. Der bliver meget at lave. Først skal vi have mødet på plads. 2 uger er ikke særlig lang tid til at finde gode rammer for et langt, og måske også trættende møde.
Jeg havde listen med to-dos med på arbejdet her i morges, og det første jeg gjorde var, at google ”mødelokaler København”. Hvis jeg er heldig, kan jeg finde et mødelokale til 8 – 10 personer. Også selvom vi er sent ude. Vi har ikke brug for mange faciliteter. Blot et rart lokale, en tavle, vi kan sætte noter på, og hvis det er muligt, en kop kaffe.

Vi bliver 6 personer til mødet. Vi har ikke brug for tolkning. Mødet holdes på engelsk. Så må vi selv bakse med at forstå hinanden. Heldigvis opdagede vi, at slovenerne talte glimrende engelsk, så det bliver vist bare når ham, italieneren taler, at vi får lidt problemer. Han taler simpelthen for hurtigt.

Måske konferencelokaler i stedet

Ud over at booke mødelokaler eller evt. konferencelokaler skal jeg også lige finde et par hoteller, så vores gæster kan finde et sted at bo. De får en mail senere i dag, med oplysninger om, hvor mødet holdes, kom-hertil-vejledning, forslag til overnatningssteder og et kort over København og Metroen. Heldigvis er det folk, der ved, hvad det vil sige at rejse til møder rundt omkring i Europa, så det bekymrer os ikke. Vores bekymring er, om vi kan nå at have vores konkrete projektforslag klar til om 2 uger.